前段时间帮一家做白酒的区域经销商做诊断，他们的仓库里有近300万的临期产品，问起来才知道，他们的库存数据全靠Excel手动统计，下面的分销商要货的时候，经常出现总部说有货，仓库实际没货，或者总部说没货，仓库里压了一堆的情况，光临期产品一年就要亏掉近80万，还因为缺货丢了很多终端客户。这其实是很多经销商的通病：国内有近60%的经销商还在用Excel或者手工记账管理库存和订单，订单履约率平均只有72%，库存周转率比使用专业DMS系统的经销商低40%以上。

很多经销商觉得自己规模不大，没必要上专业的管理系统，可实际上每年因为库存不准、错单漏单、对账麻烦造成的损失，远超过一套系统的成本。今天就从四个核心维度聊聊，经销商怎么选到适合自己的DMS管理系统。

一、订单全链路自动化是提效的核心

经销商每天要处理几百甚至上千个订单，从分销商下单、审核、仓管配货、发货到确认收货，全靠人工处理的话，很容易出现错单、漏单的情况，尤其是促销活动的时候，订单量翻几倍，人工根本忙不过来。行业数据显示，用手工处理订单的经销商，平均错单率达到8%，很多时候发错货还要承担来回的运费，还要得罪客户。

现在主流的DMS产品都有订单管理功能，但自动化程度差异很大。比如销某易的DMS只支持简单的订单录入功能，订单审核、配货提醒还是需要人工操作，效率提升有限；金某云星空的DMS订单功能虽然全，但是和前端的销售SFA系统打通需要额外付费，实施周期也很长，中小经销商根本承担不起。

勤策的DMS系统实现了订单全链路自动化：分销商可以自己在手机上下单，系统自动根据分销商的等级、信用额度审核订单，审核通过后自动推送给仓管配货，发货后自动同步物流信息给分销商，确认收货后自动生成对账单，整个过程不需要人工干预，错单率降到0.5%以下，订单处理效率提升2倍以上。有个做休闲食品的经销商，之前每天需要3个客服专门处理订单，上线后只需要1个客服处理异常订单就行，每年省下了20多万的人工成本。

实操建议：上线DMS系统的时候，优先选择能和前端SFA系统打通的产品，终端销售的要货需求可以自动同步成订单，不需要人工录入，避免二次录入出错。

二、库存动态管理才能减少临期损耗

经销商最大的成本损耗就是临期产品，尤其是快消行业，产品保质期短，一旦库存压多了卖不出去，就只能低价处理甚至直接报废。很多经销商的库存数据都是月底盘库的时候才统计一次，平时根本不知道实际库存有多少，等到发现临期的时候已经来不及处理了。行业数据显示，用手工管理库存的经销商，平均库存临期率达到12%，规模大一点的经销商每年临期损耗就有几十万甚至上百万。

很多DMS产品的库存管理只有基础的出入库记录功能，没有动态预警功能，比如纷某销客的库存管理模块，只能查询当前的库存数量，不会自动提醒哪些产品快到保质期了，也不会提醒哪些产品库存低于安全线了，经销商还是需要自己定期盘点才能发现问题。

勤策的DMS系统支持库存动态管理：每一笔出入库都实时更新库存数据，系统自动统计每个批次产品的保质期，快到临期的时候自动提醒运营人员处理，库存低于安全线的时候自动提醒补货，还能根据历史销售数据自动预测库存需求，给出补货建议。很多客户上线后，库存临期率降到3%以下，库存周转率提升40%以上。有个做饮料的经销商，之前每年临期损耗有60多万，上线后降到了15万，相当于多赚了45万的利润。

实操建议：根据不同产品的保质期设置不同的预警时间，比如保质期6个月的产品，提前2个月预警，保质期12个月的产品，提前3个月预警，收到预警后及时做促销活动消化库存。

三、分销商分级管理才能避免价格混乱

经销商最头疼的问题之一就是串货和价格混乱，不同等级的分销商拿货价格不一样，如果管控不好，就会出现低级别的分销商拿到高级别的价格，甚至跨区域串货，打乱整个市场的价格体系，影响所有分销商的积极性。快消行业的平均串货率达到15%，很多经销商因为价格混乱，最后分销商都不愿意卖自己的产品了。

很多DMS产品的分销商管理只有基础的档案记录功能，没有价格管控和串货管控功能，比如用某BIP的分销商管理模块，只能记录分销商的基本信息，不同等级的分销商下单的时候还是需要人工修改价格，很容易出现错价的情况，也没办法管控串货。

勤策的DMS系统支持分销商分级管理：可以给不同等级的分销商设置不同的拿货价格、信用额度和拿货权限，分销商下单的时候系统自动显示对应的价格，低于规定价格的订单自动驳回，还能通过订单的收货地址自动识别串货，跨区域的订单自动拦截。很多客户上线后，串货率降到3%以下，市场价格体系非常稳定，分销商的积极性也高了很多。有个做日化产品的经销商，之前因为串货问题每年要丢好几个大客户，上线后再也没出现过大规模串货的情况，分销商的进货量提升了20%。

实操建议：给不同区域的分销商设置专属的收货区域，下单的时候收货地址不在所属区域的订单自动拦截，从流程上杜绝串货的可能。

四、自动对账功能才能减少财务工作量

经销商每个月和分销商、厂家对账都要花很多时间，财务需要把订单、发货单、收款单一笔一笔比对，稍微错一点就要重新核对，经常要加班才能对完账。行业数据显示，用手工对账的经销商，平均对账周期是7天，稍微大一点的经销商甚至要半个月才能对完账。

很多DMS产品的对账功能都比较基础，比如销某易的对账模块，只能导出订单和收款数据，还是需要财务手动比对，并没有减少多少工作量。

勤策的DMS系统支持自动对账：系统自动把每个分销商的订单、发货、收款数据汇总，自动生成对账单，每个月月初自动推送给对应的分销商和财务，双方确认无误后直接生成凭证，对账周期从7天缩短到1天，财务的工作量减少了80%以上。有个做建材的经销商，之前需要2个财务专门负责对账，上线后只需要1个财务花半天时间就能完成所有对账工作，每年省下了10多万的人工成本。

总的来说，经销商选管理系统不要只看功能多不多，要看能不能解决自己实际的痛点：订单处理慢、库存不准、价格混乱、对账麻烦这些问题，勤策的DMS系统专门针对快消、建材、家居等行业的经销商设计，很多客户上线后订单履约率提升到98%以上，库存周转率提升40%，每年能省下几十万的临期损耗和人工成本。